Documentação Área Cliente
Software: Area Cliente Softcom | Grupo: QUALIDADE
Solução
A Documentação para a Área Cliente é responsabilidade do setor de Qualidade e tem como principal objetivo fornecer vídeos instrucionais do software , proporcionando uma maior independência do usuário e uma diminuição na demanda do suporte. Esse processo envolve principalmente a preparação de roteiros, gravação de tela, edição de vídeo e publicação no YouTube. Ao publicar o vídeo, ele precisará ser atualizado na Área Cliente da Softcom, bem como o ambiente Helptools, e comunicado à empresa.
- Ferramentas
1. Trello
O antigo Trello da Squad Área Cliente existe, no presente momento,apenas para consulta. Ele era organizado por pessoas, já que a Squad era composta por um número de pessoas responsáveis pelo processo de publicação dos vídeos. Para acessá-lo, é necessário ter permissão. Para isso, será necessário solicitar ao seu gestor ou ao gestor responsável. O antigo Trello poderá ser encontrado através deste link: https://trello.com/b/c0knPdfe/squad-area-cliente
O novo Trello está organizado da esquerda para a direita contendo cinco listas, sendo elas: Roteiros,Edição,Publicados, Cadastrados e Comunicados. O primeiro card de cada lista é um espaço para informações e anexos a respeito da lista. Por exemplo, o card Informações da lista Edição vem com observações sobre como editar, materiais de edição, música de fundo, abertura e fechamento dos vídeos.
Cada vídeo corresponde a um card. Ele deve ser numerado de acordo com a sua ordem e nomeado corretamente. Ele também precisa estar localizado na lista correta e etiquetado de acordo com seu status atual. As etiquetas (tags) disponíveis para os cards são Pendente, Fazendo e Concluído. Ao iniciar uma atividade, deverá ser marcada a etiqueta Fazendo enquanto estiver produzindo e, ao concluir a tarefa, mover para a lista seguinte com a tag Pendente. Dessa forma, é possível ter um melhor gerenciamento das pendências.
Ao iniciar um roteiro, ele precisa ser marcado como Fazendo na lista de Roteiros. Ao concluir, marcar como Concluído para indicar que o vídeo está pronto para a realização da captura. Feito isso, o card será movido da lista de Roteiros para alista de Edição como Pendente. Ao ser iniciada a edição, a etiqueta deverá ser substituída por Fazendo e, ao concluir, o card deverá ser movido para a lista de Publicados como Pendente. Quando o vídeo for publicado, ele deverá ser etiquetado como Concluído. Ao cadastrá-lo no módulo de ajuda, o card será movido para a lista de Cadastrados.
Alista de Comunicados contém todos os comunicados publicados desde o dia 31/03/2020 até o presente momento. Ela deverá ser atualizada sempre que um vídeo for publicado e atualizado na agenda, área cliente e helptools. Para atualizá-la, é preciso criar um card novo com a próxima data que o comunicado será lançado, que, normalmente, acontece numa sexta-feira. Comunicados que já foram lançados estão como Concluídos e comunicados a serem lançados estão como Pendentes. Isso acontece quando estou acumulando vídeos publicados para lançar o comunicado à empresa. O modelo de comunicado encontra-se no card Informações da lista Comunicados do Trello.
2. Agenda
Ao concluir um processo, é necessário atualizar o status do vídeo na Agenda. Para isso, na página inicial da Agenda, clique no atalho Documentação/Teste. Será aberta uma nova tela, onde estão cadastrados todos os vídeos lançados e pendentes da Área Cliente. Na parte superior, encontramos filtros que poderão auxiliar a encontrar vídeos já cadastrados. Eles poderão ser filtrados Descrição, que é seu título; o Tipo, que poderá ser Técnico ou Cliente; e Status, que poderá ser Pendente ou Pronto. Os vídeos são listados logo abaixo, onde poderá ser visualizado o detalhamento em colunas, sendo elas: Roteiro, Abertura, Gravar Tela, Edição, YouTube, Matrizes, Área Cliente, HelpTools e Comunicado. A tag Gravar Tela só foi utilizada nos vídeos anteriores a 2020 e caiu em desuso. Abaixo do título do vídeo, existe um campo para gravar o link embed do respectivo vídeo.
Sempre ao concluir a produção de um roteiro, é necessário atualizá-lo na agenda. Para isso, é necessário verificar se o vídeo já existe. Procure pelo título do vídeo ou pela sua numeração. Feito isso, desmarque todas as tags, marque seu status como Pendente e apague o link do vídeo.
Caso o vídeo seja novo, ele precisará ser cadastrado do zero. Para isso, na parte superior da tela de Documentação/Teste, clique no botão Novo e preencha as informações: o Tipo (Técnico ou Cliente), Descrição (título do vídeo) e o Status (pendente). Caso tenha concluído o roteiro, marque a flag “Roteiro” e a data será automaticamente preenchida abaixo. Finalizado o preenchimento, feche a tela e o cadastro estará concluído.
3. Drive/Mega/Matrizes
As Matrizes$ são armazenamentos remotos localizados diretamente no servidor da Softcom e podem ser acessadas através da página inicial do servidor da Agenda, informando o respectivo endereço e a senha na conexão .rdp. Elas eram utilizadas antes da Squad e foram rapidamente substituídas pelo Drive/Mega. Lá, estão armazenados alguns vídeos antigos no formato .mp4 e roteiros. Atualmente, as Matrizes da Área Cliente existem para consulta e poderão ser acessadas através do caminho \\goku\Matrizes$\TREINAMENTOS\Vídeos\1. Área Cliente
Durante a época da Squad Área Cliente, Devido à necessidade de designar um local específico para compartilhamento e acesso das gravações, foi criado o Google Drive. Ele foi organizado por pessoas, uma vez que várias pessoas tinham sido designadas para a Squad. Entretanto, o Google Drive só oferecia até no máximo 15GB de espaço disponível, que foi preenchido rapidamente. Para suprir a necessidade de mais espaço de armazenamento, foi criado o Mega, onde foi aplicado um novo método de organização: Cadastrados, Pendentes e Publicados, além de uma pasta Backup, designada para armazenar o backup zipado do Google Drive e os materiais necessários para edição de vídeos. Ultimamente, o Drive existe apenas para consulta. As informações de acesso para ambas as plataformas estão disponíveis no Trello, coluna Roteiros, card Informações.
No Mega, cada vídeo precisa ter uma pasta dedicada e deverá ser classificado de acordo com seu status: Cadastrado, Pendente ou Publicado. Além disso, dentro de cada uma dessas pastas, é possível encontrar módulos, como, por exemplo: Sofshop, SMobile, Petshop, Restaurante etc. Dentro da pasta dedicada do vídeo, deverá conter:
* \- o roteiro utilizado para realizar a gravação;
* \- o arquivo de áudio;
* \- o arquivo REC;
* \- e o projeto .tscproj.
É importante que o projeto esteja salvo pois, dessa forma, caso tenha algo de errado com o vídeo, não será necessário realizar a edição toda do zero, apenas fazer o download do projeto juntamente com seus arquivos.
FAQs disponíveis no Helptools
* **(5879)** Documentação Área Cliente
* **(6148)** Documentação Área Cliente: Produção de Roteiros
* **(6149)** Documentação Área Cliente: Captura de Tela
* **(6150)** Documentação Área Cliente: Edição de Vídeos
* **(6151)** Documentação Área Cliente: Publicação de Vídeos
* **(6152)** Documentação Área Cliente: Módulo de Ajuda
Tags: documentação, área, cliente