Softcom > FAQ: Como se dará o fluxo (Diagrama) de renovação da base de conhecimento?
Software: HelpTools | Grupo: PROCESSOS
Solução
Observações:
Este diagrama ilustra o processo, mas detalhes específicos podem variar.
Fluxo de Renovação da Base de Conhecimento
O processo de renovação da base de conhecimento da Softcom é dividido em três fluxos principais, ilustrados no diagrama abaixo:
Padrões para Solicitação de Criação e Revisão de FAQs
Para garantir a eficiência e a qualidade da nossa base de conhecimento, é crucial seguir padrões claros para a solicitação de criação e revisão de FAQs.
Análise: Entender a demanda ou a necessidade de revisão ou criação do FAQ. Investigar o problema, compreender a dúvida e mapear as soluções. Essa etapa inicial é fundamental para coletar as informações essenciais e garantir que o conteúdo seja relevante e atualizado.
Elaboração: Estruturar o conteúdo seguindo rigorosamente os padrões definidos na estruturação padrão. Uma elaboração cuidadosa garante que o FAQ seja claro, objetivo e fácil de avaliar.
Conclusão: Com um conteúdo bem analisado e elaborado, a gestão é responsável por validar a solicitação e, posteriormente, encaminhar um report detalhando o processo realizado.
Estrutura Padrão de Solicitação
É fundamental que a solicitação seja feita com clareza e objetividade. Uma solicitação bem detalhada é a chave para uma resposta rápida e alinhada às suas expectativas.
Seja Específico: Detalhe o problema ou a dúvida que o FAQ deve resolver. Quanto mais informações você fornecer, mais preciso será o conteúdo.
Contextualize: Explique por que a revisão ou criação é necessária. Qual cenário ou situação a gerou? Isso ajuda a entender a urgência e a relevância.
Sugerir Soluções: Se já tiver uma ideia de como o problema pode ser resolvido ou quais informações devem constar, compartilhe.
Aponte Referências: Inclua links para documentações, passo a passo, chamados de suporte ou outros materiais que possam servir de base para a criação ou revisão.
- Seja Objetivo: Faça um levantamento objetivo e claro dos principais pontos a serem levados em conta.
Importante!
Evite copiar e colar de forma genérica, aponte erros reais e melhorias no FAQ
1. Assunto: Seja específico sobre o problema ou dúvida que o FAQ precisa resolver. Quanto mais detalhes você fornecer, mais preciso e relevante será o conteúdo.
2. Links Quebrados: Identifique e aponte se o FAQ atual contém links que não funcionam ou que direcionam para informações desatualizadas.
3. FAQs em Branco: Verifique se existem FAQs sem conteúdo ou com informações incompletas. Sugira o que deveria ser abordado para preenchê-los.
Exceção! FAQs criadas no grupo PROCESSOS não devem ser solicitadas como FAQ em branco ou por falta de assunto. Isso ocorre porque esses FAQs são desenvolvidos especificamente para documentar e auxiliar em processos internos.
4. Processo: Descreva se o FAQ precisa cobrir um novo processo ou atualizar um existente. Explique as etapas ou mudanças necessárias para que o FAQ reflita a realidade.
5. Passo a passo: Avalie se o passo a passo atual do FAQ está claro, completo e fácil de seguir. Sugira melhorias na sequência, clareza ou na inclusão de etapas faltantes.
6. Usabilidade: Analise a facilidade de uso do FAQ. Ele é fácil de encontrar? A linguagem é clara e acessível ao público-alvo? Sugira formas de melhorar a navegação e a compreensão.
7. Atualizações: Indique se o FAQ precisa de atualizações devido a mudanças em sistemas, políticas ou produtos. Contextualize a necessidade da atualização e qual cenário a gerou.
8. Duplicidade: Verifique se o conteúdo que você está sugerindo já existe em outros FAQs da base de conhecimento. Aponte os FAQs duplicados para que possam ser consolidados ou revisados.
- 9.Ortografia e Acentuação : Revise o FAQ em busca de erros de português, como ortografia, acentuação, gramática ou pontuação. Cite exemplos ou as seções que precisam de correção.
10.Imagens e Vídeos : Avalie a necessidade de incluir ou atualizar imagens e vídeos para melhorar a compreensão do FAQ. Sugira quais elementos visuais seriam úteis e onde eles se encaixariam.
Como solicitar a Revisão do FAQ?
1. Acessar a Agenda e selecionar a opção FAQ no menu lateral.
2. Ao abrir a tela,1 **filtraro FAQ** , clicar em 2 Atualizar clicar na flag 3 Solicitar Revisão.
3. Informe****1 motivo de revisão depois 2 Fechar para salvar a solicitação.
Como solicitar a Criação do FAQ?
1. Acessar a Agenda , selecionar a opção1 Ideias no menu lateral e depois2 Nova Ideia.
2. Selecionar Melhoria em****1 Processo , depois selecionar o processo 2 CRIAÇÃO E REVISÃO DE FAQS.
Como Solicitar a Revisão ou Criação de FAQs?
Acesse o fluxo de aprovação FAQ 6729 - Softcom > FAQ: Como se dará o fluxo (Diagrama) de renovação da base de conhecimento? (Clique aqui)
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